
Алгоритм прохождения информации
Обычно, только уже крупные предприятия анализируют прохождение информационных потоков, Малый и Средний бизнесс этим пренебрегает, хотя это очень важный алгоритм. Все начинается от звонка клиента и дальше, как в любом другом алгоритме: минимум два варианта, клиент уже звонил или это новый клиент, хотя может быть партнер, а может быть поставщик. Дальше, этот Звонок (информация), тем или иным способом, перенаправляется по уровням сотрудников. Иногда на определенных участках возникает перегрузка и тогда информация (документы, клиенты, деньги) начинает теряться. Вот в этот момент и возникает проблема и необходимость ее системного решения. чаще всего помогает анализ и перераспределение. В более сложных ситуациях приходится прибегать к использованию специального программного обеспечения и систем управления информацией…
В компании АСД-Экспресс (АСД-40, АСД) этот вопрос решен в том числе использованием программного Обеспечения QuickRoad. Это программа «заточенная» непосредственно под потребности транспортно экспедиционной компании с мультифункционалом.
Программа разрабатываетсяч и совершенствуется более 5 лет. на сегодняшний день готовится к выходу новая версия.
Этапы разработки:
1. Сбор и анализ информации о работоспособности и отзывы по функционалу.
2. Сбор задач, не посредствено для обновления функционала ПО
3.Создание и утверждение Технического Задания
4. Утверждение команды разработчиков и производственного плана
5. Создание альфа версии
6. Обкатка и внедрение.
Для примера, даю образец дополнений по ПО для отработки и создания ТЗ QuickRoad 2.0:
Описание изменений и добавлений системы QuickRoad в версии 2.0 по сравнению с версией 1.0
1. Карточка контрагента
- Контрагент может иметь несколько адресов доставки. Один из этих адресов является адресом по умолчанию, именно он подставляется в заказы и квитанции при их создании
- Контрагент имеет поля ИНН (в случае юр. лица) или паспортные данные (в случае физ. лица). Поле ИНН обязательно для заполнения. Поле паспортных данных обязательно для заполнения только в том случае, если контрагент является отправителем либо заказчиком.
- Контрагент привязывается к организации-пользователю системы. Данная организация по умолчанию дублируется в квитанции и счете, но её можно изменить.
2. Складской учет
Складской учет – новый модуль, реализующий учет имеющегося на складе груза. Поведение данного модуля определяется следующими правилами:
- При поступлении груза на склад фиксируется общий вес груза и кол-во мест, либо вес каждого места по отдельности (на усмотрение оператора). Помимо этого, фиксируется контрагент, от которого поступил груз, а так же в текстовом виде разного рода замечания.
- Оператор имеет возможность распечатать складскую расписку
- Поступивший груз имеет пометку «на отправку» либо «на доставку». В случае, если данные о грузе импортируются из входящего реестра, груз считается принятым на доставку, в противном случае – на доставку.
- После ввода данных о грузе оператор имеет возможность привязать данный груз к существующей квитанции. При этом все доступные данные копируются из складского модуля в квитанцию.
- Груз так же можно списать со склада, опять-таки распечатав при этом складскую расписку
- Состояние квитанции по отношению к грузу может принимать следующие значения:
а) Груз на складе – возникает после привязки груза к квитанции и до момента списания груза
б) Груза нет на складе – неопределенное состояние, является сигналом, что необходимо определить следующее состояние. Возникает после списания груза со склада и до момента привязки квитанции к реестру либо отметки в квитанции о том, что груз был возвращен контрагенту.
в) Груз отдан на доставку – возникает после включения квитанции в реестр.
г) Груз возвращен контрагенту – возникает после соответствующей отметки в квитанции.
д) Квитанция не привязана к грузу на складе – возникает в случае, если груз следует от контрагента к перевозчику, минуя склад.
- Складов с системе QuickRoad может быть несколько, по каждому ведется отдельный учет.
3. Квитанция
- Добавляется отметка о возвращении груза клиенту.
- Добавляется описание доп. услуг.
- По умолчанию отключено отображение отдельных мест, из которых состоит груз.
- Добавляется возможность привязать квитанцию к грузу на складе.
- Добавляется таблица свободных комментариев в квитанции с фиксацией даты создания комментария.
- Добавляется возможность ручного ввода номера квитанции
4. Дополнительные услуги
- Доп. услуги делятся на два вида:
а) привязанные к квитанции
б) привязанные к партии груза
- Доп. услуги описываются в том документе, к которому они привязаны
5. Исходящий счет
- Исходящий счет имеет следующие опции отображения:
а) Краткий. Выполненные услуги отображаются одной строкой
б) Подробный. Каждое направление отображается отдельной строкой
в) Расширенный. Каждое направление отображается отдельной строкой с указанием доп. сведений (адрес доставки, дата забора груза и т.д.). Какие именно доп. сведения выводить, выбирает оператор
- Помимо этого, можно включить отображение доп. услуг, привязанных к счету, отдельными строками.
- В счете добавляется поле для свободного текстового комментария.
- Нумерация счетов ведется отдельно для каждой организации-пользователя системы
- Счет возможно экспортировать в формат XML для последующего импорта в 1С-бухгалтерию.
6. Система рейсов
- Возможность создать рейс не только на водителя, но и вообще на любого перевозчика.
- В случае создания рейса на перевозчика в рейсе указывается конкретный автомобиль перевозчика.
7. Прямые затраты
- Прямые затраты на квитанцию формируются из четырех составляющих:
а) Счет от перевозчика
б) Счет от регионального представителя
в) Счет от страховой компании
г) Затраты на рейс
8. Карточка перевозчика
- Добавляется список автомобилей перевозчика